Das Buch Mit hybriden Teams mehr erreichen: Werkzeuge, Methoden und Praktiken für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz von Gesine Engelage-Meyer und Sonja Hanau greift eine der größten Herausforderungen der modernen Arbeitswelt auf: die effiziente und humane Gestaltung hybrider Zusammenarbeit.
Die Autorinnen richten sich gleichermaßen an Führungskräfte, Projektleiter:innen und Teammitglieder und betonen das Konzept der „geteilten Führung“ – also die Idee, dass jede:r im Team dazu beitragen kann, die Zusammenarbeit auf Distanz nicht nur zu erleichtern, sondern auch effektiv zu gestalten.
In diesem Beitrag rezensiere ich das interessante Buch der beiden Autorinnen, mit denen ich gerade ein Podcast-Gespräch über ihre Erfahrungen in der Begleitung und Unterstützung von Teams vorbereite.
Definition des Begriffs „hybride Teamarbeit“ und Inhaltlicher Überblick
Das Buch gliedert sich in sechs Kapitel, die systematisch die Grundprinzipien und Werkzeuge für erfolgreiche hybride Teams aufbauen. Die Autorinnen definieren ein hybrides Team als ein Team, das „technisch, organisatorisch und kulturell so aufgestellt ist, dass es unabhängig von Zeit und Ort zusammenarbeiten kann“.
Sie zitieren eine Studie von Gartner aus dem Jahr 2020, die besagt, dass in Zukunft bis zu 94% der Organisationen hybrid arbeiten werden, d.h. die Mitarbeitenden arbeiten im Büro, sind unterwegs oder von zu Hause zugeschaltet. Einige Aufgaben werden synchron (zur gleichen Zeit) erledigt, zum Beispiel in Meetings. Andere Aufgaben werden asynchron (zu unterschiedlichen Zeiten) in einem vereinbarten Rahmen erledigt. Da der physische Ort der Zusammenarbeit an Bedeutung verliert, muss die Kommunikation so ausgerichtet sein, dass sie unabhängig von Zeit und Ort zuverlässig funktioniert.
Als roter Faden dient in diesem Buch ein hybrides Teammodell, welches aus drei Elementen besteht:
- Hybride Teamzentrale: Das Herzstück des Modells mit sechs Modulen (Warum oder Zielsetzung, Werkzeuge, Strukturen, Methoden, Rituale, Kultur).
- Hybride Teamformel: Mit den sechs Praktiken Fokussieren, Partizipieren, Digitalisieren, Zentralisieren und Reflektieren die Teamarbeit verbessern.
- Hybride Teamräume: Eine klare Differenzierung zwischen Präsenz- und Online-Arbeitsumgebungen, synchron oder asynchron.
Mit der Teamzentrale produktiv und motiviert zusammenarbeiten
Um hybride Teamarbeit schrittweise einzuführen oder zu professionalisieren, empfehlen die Autorinnen das Konzept der „hybriden Teamzentrale“. Jedes der sechs Module der Teamzentrale bietet konkrete Schritte, um die Zusammenarbeit im Team bewusst zu gestalten, von der Klärung des „Warum“ oder der Ziele bis zur methodischen Umsetzung von Ritualen.
Mit praktischen Tipps und erprobten Methoden zeigt das Buch, wie virtuelle und hybride Meetings produktiver gestaltet, digitale Tools sinnvoll eingesetzt und eine Vertrauenskultur im Team aufgebaut werden können. Dabei achten die Autorinnen auf die Balance zwischen gemeinsamen Strukturen und individuellen Freiräumen – ein Schlüssel für die neue Selbstorganisation zwischen Homeoffice und Präsenzarbeit.
Was macht gute Teamarbeit aus und was nervt an schlechter Zusammenarbeit
In Modul 1 des Konzepts „Hybride Teamzentrale“ fordern die Autorinnen dazu auf, sich zu Beginn einer neuen, stärker hybriden Zusammenarbeit Zeit für die gemeinsame Orientierung und Zielklärung zu nehmen. In ihren Workshops und Seminaren stellen sie den Teilnehmenden deshalb stets zwei Fragen
- Was macht für dich gute Zusammenarbeit aus?
- Was nervt dich an schlechter Zusammenarbeit?
In der Regel erkennen die Teams schnell, was gestärkt und wo die Zusammenarbeit verbessert werden kann. Als positive Faktoren werden häufig Kommunikation, Vertrauen, Verlässlichkeit und eine gute Feedbackkultur genannt. Schlechte Zusammenarbeit beschreiben sie mit den Begriffen Unzuverlässigkeit, fehlende Informationen, unnötige Diskussionen, schlechte oder langsame Arbeit. In Zukunft wird es darum gehen, mehr vom Guten bzw. Förderlichen zuzulassen und das, was Energie raubt, schrittweise abzubauen.
Gute Kommunikation und produktiver Austausch dank den richtigen Werkzeugen
Als hybrides Team lohnt es sich, sich gemeinsam auf eine geeignete Basis von Werkzeugen (IT-Systeme, Anwendungen, digitale Pinnwände oder Programme) zu einigen. Es geht darum, sich gut sehen und hören zu können, schnelle und effektive Kommunikationskanäle (MS Teams, WebEX, Zoom, BigBlueButton, Skype etc.) für den Austausch zu nutzen, Transparenz auf dem Taskboard oder der digitalen Pinnwand zu schaffen und auf einem digitalen Whiteboard kreativ zusammenzuarbeiten.
Idealerweise verfügt das Videokonferenzsystem mindestens über folgende Funktionen: Chat, Teilen von Inhalten inkl. Ton, Breakout-Räume, Handheben, Whiteboard.
Damit Gruppen kollaborativ an einem gemeinsamen Gruppenziel arbeiten können, braucht es Kommunikation, Koordination und Kooperation der beteiligten Akteure. Ein Kollaborationssystem unterstützt die Mitarbeitenden genau dabei. Idealerweise bietet es folgende Möglichkeiten Dokumente ablegen (z.B. mit Dropbox oder GDrive), Aufgaben und deren Status abbilden (z.B. mit Meistertask oder Trello) sowie Kanäle für den themenbezogenen Austausch und Smalltalk zur Verfügung stellen (z.B. mit Slack oder Teams Chat).
Die technische Einführung allein reicht in der Regel nicht aus. Menschen brauchen Gelegenheiten, die neuen Möglichkeiten kennen zu lernen. Um gemeinsam im Team zu überlegen, wie sie genutzt werden können. Kurz: Sie brauchen Orientierung, Informationen und Zeit zum Ausprobieren.
Beispiele und Methoden aus dem Buch
Im Buch finden sich wiederholt praxisnahe Beispiele und Methoden, wie z. B. die Strukturierungshilfe das Meeting-Taschenmesser oder die 5-Finger-Meeting-Vorbereitung, um Meetings effizienter und zielführender zu gestalten.
Beim „Meeting-Taschenmesser“ geht es darum, dass in der Regel niemand Zeit oder Lust hat, Meetings vorzubereiten. Eine immer gleiche Struktur kann hilfreich sein. Das „Messer“ zeigt die Elemente Ankommen (im Termin, im Thema oder eher persönlich), Ziel des Meetings (Ziel und Agenda mitteilen bzw. kurz festlegen und evtl. Erwartungen sammeln), Herzstück (Inhalte, Herausforderungen und offene Fragen; oder in der Reihenfolge Infoaustausch-Diskussion-Entscheidung- Feedback), Abschluss (in den letzten 10% des Meetings Themen inhaltlich abschließen, Verantwortliche festlegen, Feedback und Verbesserungsvorschläge einholen).
Die Moderationsmethode „5-Finger-Meeting-Vorbereitung“ hilft bei der Planung, wenn mehr Zeit im Vorfeld eingesetzt werden kann. Mithilfe von fünf einfachen Fragen ist das Meeting rasch vorbereitet und die Teilnehmenden haben es leichter, sich auf die entscheidenen Inhalte zu konzentrieren. Die Fünf Finger stehen für 1. Warum (Sinn und Zweck), 2. Was (Inhalte), 3. Wie (Werkzeuge und Methoden), 4. Wer (Teilnehmende), 5. Wann (Zeitpunkt und Pausenregeln).
Hilfreich ist auch das Kapitel über digitale Tools, das eine solide Basis bietet, wie Teams Kommunikationskanäle, Whiteboards und Taskboards effektiv nutzen können. Diese technischen Werkzeuge bilden die Grundlage für den effizienten Austausch und die kreative Zusammenarbeit in verteilten Teams.
Klare Aufteilung der unterschiedlichen Rollen
Ein Meeting zu organisieren oder zu moderieren ist herausfordernd. Um die vielen Dimensionen -fachlich/menschlich/technisch – auszubalancieren braucht es Know-how und Aufmerksamkeit. In der Regel empfiehlt es sich, mit zwei oder mehr Personen an den Start zu gehen und die Moderationsrollen klug aufzuteilen.
Inhaltliche Moderation sorgt für Fokus, Struktur und Rahmen. Technische Moderation verantwortet das Anlegen von Breakout-Räumen oder das Posten von Links im Chat. Die Zeitwächterin hält die Zeit im Blick, während die Energiewächterin daran erinnert, Erholungspausen auszurufen. Die Dokumentiererin schaut, dass wichtige Ergebnisse tatsächlich festgehalten werden. Ach ja: Die Handwächterin sorgt dafür, dass keine Handmeldung übersehen wird.
Einsatz in der Praxis
Das Buch zeichnet sich durch seine Praxisnähe aus. Es vermittelt nicht nur theoretische Konzepte, sondern bietet konkrete, sofort umsetzbare Lösungen für den hybriden Arbeitsalltag. Ein besonderes Plus ist das umfangreiche Download-Angebot mit Vorlagen und Checklisten, das die Umsetzung der vorgestellten Methoden erleichtert. Den Autorinnen gelingt es, ihre langjährige Erfahrung als Change Managerin und Beraterin für hybride Arbeitsformen verständlich und inspirierend zu vermitteln.
Ein Kritikpunkt könnte die fehlende Einbindung wissenschaftlicher Studien oder empirischer Daten sein, die den Erfolg der vorgeschlagenen Methoden untermauern könnten. Stattdessen verlassen sich die Autorinnen auf ihre praktischen Erfahrungen, was für einige Leser:innen zu einseitig erscheinen könnte.
Trotzdem überzeugt das Buch durch seinen systematischen Aufbau und die vielen praxisorientierten Beispiele, die Führungskräften und Teammitgliedern gleichermassen helfen, den komplexen Übergang zu hybriden Arbeitsformen erfolgreich zu gestalten.
Fazit
Mit hybriden Teams mehr erreichen ist ein wertvoller Leitfaden für alle, die hybride Arbeitsformen besser verstehen und in ihrem Team implementieren möchten. Die klare Struktur, die praxisnahen Anleitungen und die Vielzahl an sofort umsetzbaren Methoden machen das Buch zu einem unverzichtbaren Begleiter in der modernen Arbeitswelt. Insbesondere für Trainer und Personalentwickler bietet es wertvolle Einblicke und praxiserprobte Ansätze, um hybride Teams produktiv und zufriedenstellend zu führen. Wer sich nicht nur auf die Lektüre, sondern auch auf die Umsetzung einlässt, kann sein Team auf eine neue Ebene der Zusammenarbeit führen.
Ressourcen
Mit hybriden Teams mehr erreichen: Werkzeuge, Methoden und Praktiken für gelungene Zusammenarbeit auf Distanz, Business Village Verlag 2023
Pocastgespräch Yvo Wüest und Gesine Engelage-Meyer und Sonja Hanau – Mit hybriden Teams mehr erreichen, Education Minds GmbH 2024
Kostenloses Dowloamaterial zum Buch gibt’s bei skeams – neue skills. wirksame Teams
Kreative Einstiegsfragen Check-ins für Meetings
Lebendige Fragen für das Check-out in Meetings